3 CẤP ĐỘ CỦA CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG LỘ TRÌNH SỐ HOÁ DOANH NGHIỆP

Trong kỷ nguyên công nghệ 5.0, chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng mà đã trở thành yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và cạnh tranh bền vững. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, các doanh nghiệp cần hiểu rõ 3 cấp độ của chuyển đổi số để từng bước thay đổi và thích nghi. Vậy 3 cấp độ đó là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Trường Doanh Nhân HBR.

1. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) trong doanh nghiệp là quá trình ứng dụng công nghệ số để thay đổi cách thức doanh nghiệp vận hành, từ quy trình sản xuất, quản lý dữ liệu, đến tương tác với khách hàng. Đây không chỉ là sự áp dụng công nghệ mà còn là sự thay đổi toàn diện về mô hình kinh doanh, văn hóa tổ chức và tư duy lãnh đạo.

Theo Mr. Tony Dzung, Chủ tịch Hội đồng quản trị HBR Holdings: “Chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), Dữ liệu lớn (Big Data) vào các quy trình sẵn có. Quan trọng hơn, nó đòi hỏi một tư duy đổi mới và một cách tiếp cận mang tính đột phá, khác biệt hoàn toàn so với các phương thức truyền thống trong bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng.”

Tùy vào từng ngành nghề và quy mô, các doanh nghiệp có thể tiếp cận chuyển đổi số ở mức độ khác nhau, với những mục tiêu cụ thể như tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất hoặc tái cấu trúc toàn bộ mô hình kinh doanh.

2. Vai trò của chuyển đổi số trong doanh nghiệp 

Mr. Tony Dzung nhận định: “Trong khi đối thủ đã biết tận dụng công nghệ để đổi mới mô hình kinh doanh và tăng trưởng bứt phá thì doanh nghiệp nào chậm chân trong quá trình chuyển đổi số sẽ sớm phải đối mặt với nguy cơ tụt hậu.”

Việc triển khai chiến lược chuyển đổi số mang lại những lợi ích thiết thực sau cho doanh nghiệp:

• Tăng hiệu quả quản lý và vận hành: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót thủ công và tăng tốc độ xử lý công việc. Nhờ đó, các hoạt động nội bộ trở nên minh bạch hơn, thông tin được đồng bộ giữa các bộ phận, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
• Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực: Việc áp dụng công nghệ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí vận hành, hạn chế lãng phí trong quản lý tài nguyên và nhân sự. Các quy trình thủ công được thay thế bằng phần mềm, giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm thời gian xử lý công việc và tối ưu hóa nhân lực, từ đó nâng cao năng suất lao động.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp cá nhân hóa dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hệ thống CRM, chatbot AI và các nền tảng tự động hóa giúp cải thiện tốc độ phản hồi, gia tăng mức độ hài lòng và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
• Thúc đẩy đổi mới sáng tạo và mô hình kinh doanh mới: Nhờ dữ liệu lớn (Big Data), AI và IoT, doanh nghiệp có thể phát triển các sản phẩm, dịch vụ thông minh và linh hoạt thích ứng với thị trường. Chuyển đổi số cũng tạo điều kiện để doanh nghiệp thử nghiệm các mô hình kinh doanh mới như thương mại điện tử, nền tảng số hay dịch vụ đăng ký định kỳ, giúp mở rộng quy mô và tối ưu doanh thu.
• Gia tăng khả năng cạnh tranh và thích ứng với thị trường: Công nghệ giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu để dự báo xu hướng, điều chỉnh chiến lược kịp thời và nâng cao tính linh hoạt trong vận hành. Việc quản lý chuỗi cung ứng thông minh, tối ưu hóa quy trình sản xuất và tiếp cận khách hàng qua nhiều kênh kỹ thuật số giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và mở rộng thị trường nhanh chóng.

3. 3 cấp độ chuyển đổi số trong doanh nghiệp 

Chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng, mà đã trở thành yếu tố sống còn để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh thị trường ngày càng biến động. Tuy nhiên, Mr. Tony Dzung nhận thấy không phải doanh nghiệp nào cũng thành công trong quá trình này. Đó là bởi nhiều công ty lao vào chuyển đổi số mà không hiểu rõ mình đang ở đâu trên hành trình này, dẫn đến sự lúng túng, lãng phí tài nguyên mà không đạt được kết quả mong muốn.

Thực tế, chuyển đổi số không phải là một bước nhảy vọt mà là một quá trình gồm ba cấp độ phát triển rõ ràng: Số hóa dữ liệu (Digitization), Số hóa quy trình (Digitalization) và Số hoá toàn diện (Digital Transformation). Mỗi cấp độ đều đóng vai trò quan trọng và bổ trợ lẫn nhau, giúp doanh nghiệp từng bước hiện đại hóa hệ thống, tối ưu vận hành và cuối cùng là tái cấu trúc toàn bộ mô hình kinh doanh để thích nghi với nền kinh tế số.

Vậy, doanh nghiệp của bạn đang ở đâu trên hành trình chuyển đổi số? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng cấp độ dưới đây:

3.1. Cấp độ số hóa dữ liệu (Digitization) – Nền tảng của chuyển đổi số

Số hóa dữ liệu (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (giấy tờ, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu thủ công) sang dạng kỹ thuật số để lưu trữ và xử lý dễ dàng hơn. Ở cấp độ này, doanh nghiệp chỉ đơn thuần thay đổi cách lưu trữ thông tin chứ chưa tác động đến quy trình hay cách vận hành.

Theo Mr. Tony Dzung, số hóa dữ liệu giúp giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu, tiết kiệm chi phí lưu trữ và nâng cao khả năng bảo mật. Khi mọi dữ liệu được số hóa, nhân viên có thể nhanh chóng tiếp cận thông tin cần thiết, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc. Đây cũng là bước đầu tiên quan trọng để tiến tới các cấp độ chuyển đổi số cao hơn.

Các hoạt động trong cấp độ này bao gồm:

• Chuyển đổi tài liệu giấy thành file điện tử như PDF, Excel, Word, hình ảnh kỹ thuật số
• Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu số (DMS – Document Management System) thay thế cách lưu trữ truyền thống
• Ứng dụng các công cụ quét tài liệu, OCR (Nhận diện ký tự quang học) để trích xuất dữ liệu tự động
• Số hóa các dữ liệu âm thanh, hình ảnh để dễ dàng quản lý trên nền tảng số

3.2. Cấp độ số hóa quy trình (Digitalization) – Tự động hóa hoạt động kinh doanh

Số hóa quy trình là giai đoạn doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng công nghệ để tự động hóa các hoạt động vận hành và quản lý, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tối ưu hóa nguồn lực. 

Ở cấp độ này, doanh nghiệp không chỉ lưu trữ dữ liệu dưới dạng số mà còn tận dụng các công nghệ hiện đại như trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), điện toán đám mây (Cloud Computing), chuỗi khối (Blockchain) và Internet vạn vật (IoT) để nâng cao độ chính xác, tốc độ xử lý và khả năng kết nối giữa các phòng ban.

Mr. Tony Dzung cho rằng, sự khác biệt cốt lõi giữa số hóa dữ liệu và số hóa quy trình nằm ở phạm vi ứng dụng. Cấp độ 1 chỉ tập trung vào chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang kỹ thuật số, trong khi cấp độ 2  đi sâu vào hai yếu tố là quy trình và con người. Tuy nhiên, ở cả hai cấp độ này, mô hình kinh doanh vẫn chưa có sự thay đổi đáng kể về cấu trúc hoặc chiến lược hoạt động.

Các hoạt động trong cấp độ này bao gồm:

• Áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp (hệ thống ERP, hệ thống CRM, HRM, SCM) để tự động hóa quy trình
• Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), điện toán đám mây (Cloud Computing) để phân tích dữ liệu và ra quyết định nhanh hơn
• Sử dụng chatbot AI để tự động hóa dịch vụ khách hàng
• Ứng dụng hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn giấy tờ truyền thống
• Tích hợp IoT (Internet vạn vật) để giám sát sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng theo thời gian thực

3.3. Cấp độ số hoá toàn diện (Digital Transformation) – Tái cấu trúc doanh nghiệp dựa trên công nghệ

Số hoá toàn diện hay Chuyển đổi số toàn diện không chỉ dừng lại ở việc số hóa dữ liệu hay tự động hóa quy trình mà là một sự thay đổi mang tính hệ thống, tái cấu trúc toàn bộ doanh nghiệp theo hướng số hóa. 

Mr. Tony Dzung đánh giá rằng, đây là cấp độ cao nhất trong lộ trình chuyển đổi số, nơi công nghệ đóng vai trò trung tâm trong mọi hoạt động, từ vận hành nội bộ, quản trị nhân sự, tối ưu chuỗi cung ứng, phát triển sản phẩm đến việc xây dựng chiến lược kinh doanh và mô hình hoạt động.

Các hoạt động trong cấp độ này bao gồm:

• Xây dựng mô hình kinh doanh mới dựa trên nền tảng số, như dịch vụ thuê bao, nền tảng SaaS (Software as a Service), TMĐT
• Tạo ra hệ sinh thái số liên kết giữa doanh nghiệp – đối tác – khách hàng
• Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp số hóa toàn diện, tích hợp từ quản lý tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất đến vận hành

4. Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp 

Chuyển đổi số không phải là một dự án đơn lẻ mà là một hành trình dài hạn, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và triển khai có chiến lược. Mr. Tony Dzung chỉ ra rằng, để chuyển đổi số hiệu quả và bền vững, doanh nghiệp cần tuân theo một lộ trình bài bản với 6 bước dưới đây: 

4.1. Xác định mục tiêu chuyển đổi số

Theo Mr. Tony Dzung, bước đầu tiên và quan trọng nhất trong hành trình chuyển đổi số là xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được. Việc này không chỉ đơn giản là áp dụng công nghệ, mà còn cần đánh giá năng lực nội tại để đảm bảo sự sẵn sàng thay đổi. Một số yếu tố cần xem xét bao gồm:

• Nhân sự: Đội ngũ có đủ năng lực tiếp nhận công nghệ mới không? Họ có sẵn sàng thay đổi cách làm việc truyền thống để thích ứng với hệ thống số hóa không?
• Tài chính: Ngân sách hiện có đủ để đầu tư vào các giải pháp công nghệ dài hạn không?
• Công nghệ đang sử dụng: Hệ thống hiện tại có thể tích hợp với các nền tảng mới không, hay cần thay thế hoàn toàn?
• Văn hóa doanh nghiệp: Doanh nghiệp có tư duy cởi mở với đổi mới sáng tạo không, hay vẫn còn bảo thủ với cách vận hành cũ?

Lãnh đạo doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi này để xác định điểm xuất phát và những ưu tiên cần thực hiện trước. Đặc biệt, chuyển đổi số nên bắt đầu từ những vấn đề cấp bách nhất, mang lại lợi ích rõ ràng để tạo động lực cho tổ chức tiếp tục tiến xa hơn trong lộ trình số hóa.

4.2. Lập kế hoạch và xây dựng lộ trình chuyển đổi số

Sau khi đã xác định được mục tiêu, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết và xây dựng lộ trình triển khai phù hợp với từng giai đoạn phát triển. 

“Chuyển đổi số là một quá trình liên tục, không thể thực hiện ngay lập tức, mà cần được chia nhỏ thành các bước cụ thể, có thời gian và nguồn lực rõ ràng.” - Mr. Tony Dzung nhận định. 

Một số nội dung quan trọng trong kế hoạch chuyển đổi số bao gồm:

• Xác định các công nghệ cần áp dụng (AI, dữ liệu lớn, điện toán đám mây, tự động hóa quy trình bằng robot RPA, v.v.).
• Thiết lập quy trình chuyển đổi theo từng phòng ban để đảm bảo tính đồng bộ.
• Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ để đội ngũ nhân sự hiểu rõ về lợi ích và mục tiêu của quá trình chuyển đổi số.
• Đặt các cột mốc quan trọng (milestones) để theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết.

Việc có một kế hoạch rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả mà còn giảm thiểu rủi ro, đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi số diễn ra một cách có kiểm soát và đạt được kết quả mong muốn.

4.3. Số hóa tài liệu, quy trình – tạo nền tảng cho chuyển đổi số

Mr. Tony Dzung cho rằng, một trong những thay đổi cơ bản và quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi số là số hóa dữ liệu và quy trình làm việc. Đây là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp thoát khỏi sự phụ thuộc vào giấy tờ và các phương pháp quản lý thủ công.

Việc số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp:

• Tăng cường khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng.
• Giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin do hư hỏng tài liệu vật lý.
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm quản trị, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa quy trình.

Ngoài ra, số hóa quy trình còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tối ưu hóa các hoạt động vận hành, giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhân sự và đảm bảo công việc được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả.

4.4. Phát triển năng lực nội bộ – Xây dựng đội ngũ sẵn sàng cho chuyển đổi

Dưới góc nhìn của một chuyên gia nhân sự. Mr. Tony Dzung cho rằng yếu tố quyết định thành công của chuyển đổi số không phải là công nghệ mà là con người. Nhân sự trong doanh nghiệp chính là những người vận hành các hệ thống mới, và nếu họ không được đào tạo đầy đủ, quá trình số hóa sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Lãnh đạo doanh nghiệp cần có chiến lược phát triển năng lực nội bộ, bao gồm:

• Đào tạo nhân sự về công nghệ và kỹ năng số.
• Thay đổi tư duy của đội ngũ, khuyến khích tinh thần đổi mới và thử nghiệm.
• Xây dựng đội ngũ chuyên trách chuyển đổi số để dẫn dắt quá trình này trong toàn bộ tổ chức.

Một thách thức lớn trong bước này là sự kháng cự từ nhân sự do lo ngại về thay đổi. Do đó, lãnh đạo cần tạo môi trường làm việc khuyến khích đổi mới, giúp nhân viên hiểu rằng công nghệ không phải là mối đe dọa mà là công cụ giúp họ làm việc hiệu quả hơn.

4.5. Phát triển hạ tầng công nghệ – Tích hợp và tối ưu hóa hệ thống

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong chuyển đổi số, nhưng doanh nghiệp không thể chỉ đầu tư vào phần mềm mà không có chiến lược rõ ràng. Việc lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo khả năng mở rộng trong tương lai.

Mr. Tony Dzung đề xuất doanh nghiệp cần cân nhắc một số yếu tố sau khi đầu tư vào hạ tầng công nghệ số:

• Lựa chọn các phần mềm có khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại.
• Đầu tư vào các nền tảng có khả năng mở rộng, hỗ trợ doanh nghiệp trong dài hạn.
• Sử dụng công nghệ điện toán đám mây để tăng tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí.

Việc triển khai công nghệ cần thực hiện theo từng giai đoạn, ưu tiên những công nghệ mang lại lợi ích tức thì để tạo đà cho các bước tiếp theo.

4.6. Đánh giá, tối ưu hóa và cải tiến liên tục

Cuối cùng, Mr. Tony Dzung nhận định chuyển đổi số không phải là một điểm đến mà là một quá trình liên tục. Vì vậy, doanh nghiệp cần liên tục đánh giá hiệu quả của các giải pháp đã triển khai, đo lường mức độ cải thiện so với mục tiêu ban đầu và điều chỉnh khi cần thiết.

Một số phương pháp đánh giá hiệu quả chuyển đổi số bao gồm:

• Đo lường mức độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận sau khi áp dụng công nghệ.
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự và mức độ cải thiện quy trình.
• Thu thập phản hồi từ khách hàng để điều chỉnh trải nghiệm dịch vụ.

5. Các yếu tố tác động đến chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động doanh nghiệp mà còn là một quá trình thay đổi toàn diện, đòi hỏi sự đồng bộ từ con người, quy trình, hệ thống đến tư duy và văn hóa tổ chức. 

Theo Mr. Tony Dzung, dưới đây là những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp:

• Cơ chế vận hành hệ thống nhân sự: Việc xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự linh hoạt, có khả năng thích ứng với công nghệ số là điều kiện tiên quyết. Doanh nghiệp cần đảm bảo đội ngũ nhân sự có đủ kỹ năng và kiến thức để sử dụng hiệu quả các công cụ số, đồng thời sẵn sàng thay đổi theo những cải tiến công nghệ. 
• Quy trình vận hành: Chuyển đổi số chỉ thực sự hiệu quả khi các quy trình vận hành được tối ưu hóa để phù hợp với mô hình làm việc mới. Những thủ tục rườm rà, các bước xử lý thủ công cần được tinh giản hoặc tự động hóa nhằm nâng cao hiệu suất.
• Hệ thống quản trị doanh nghiệp: Một nền tảng quản trị doanh nghiệp hiện đại là nền móng quan trọng để chuyển đổi số thành công. Các doanh nghiệp cần đầu tư vào các hệ thống quản trị tích hợp như ERP, CRM để tự động hóa quy trình làm việc, quản lý dữ liệu hiệu quả và đưa ra quyết định dựa trên phân tích dữ liệu. 
• Giải pháp số hóa: Việc lựa chọn các công nghệ phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình để đầu tư vào các giải pháp số mang lại hiệu quả cao nhất, tránh tình trạng đầu tư dàn trải, không khai thác hết tiềm năng của công nghệ. 
• Văn hóa tổ chức: Yếu tố con người và văn hóa tổ chức đóng vai trò quyết định trong quá trình chuyển đổi số. Một doanh nghiệp có nền văn hóa mở, khuyến khích đổi mới sáng tạo sẽ dễ dàng thích ứng với công nghệ mới hơn so với những doanh nghiệp có tư duy bảo thủ, ngại thay đổi. 

Chuyển đổi số là một quá trình liên tục và có tính chiến lược, trong đó 3 cấp độ của chuyển đổi số đóng vai trò cốt lõi giúp doanh nghiệp từng bước thích nghi và phát triển mạnh mẽ. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành trình chuyển đổi số và sẵn sàng thay đổi để bứt phá trong thời đại công nghệ số.